Gallery Assistant

Poste: Gallery Assistant

Lieu: David Zwirner, Paris

Début de contrat: Janvier 2027

Prérequis : La personne retenue devra avoir une maîtrise parfaite de l’anglais (par écrit et à l’oral)

Les responsabilités principales sont les suivantes, mais ne se limitent pas à:

Front desk

• Accueil de tous les visiteurs avec professionnalisme et convivialité + gestion du headcount.
• Réception et gestion/transfert des appels reçus + voicemail.
• Gestion de la boîte de réception paris@davidzwirner.com + front desk Gchat.
• Gestion du calendrier DZP Master Calendar + DZ Absences.
• Réception et distribution du courrier et des colis reçus à la galerie.
• Assurer la préparation, et/ou disponibilité de toute documentation publique (PR, QR codes, books for sale, checklist  etc) 
• Assurer la préparation, mise à jour et/ou disponibilité de toute la documentation sales disponible au front desk (confidentielle).
• Assurer le fonctionnement du matériel nécessaire (iPad newsletter, Izettle, comptes personnes etc).
• Responsabilité de la bonne tenue et de l’apparence de la zone front desk, en collaboration avec le Technical Manager au besoin.
• Assiste le visiting staff dans la gestion de leur quotidien (réservations de restaurants, visites de musées, prêt de cartes de musées etc).
• Organisation des Friday Lunch, avec l’assistance des stagiaires.
• Rédaction et partage des Global Récap après chaque exposition.

Marketing

• Assiste les Communications and Marketing Coordinator, l'Associate Director of Events et la sales team à la préparation des évènements publics et privés organisés par galerie (on/off-site): rédaction des éléments de langage, envoi des invitations, gestion de la boîte de réception dédiée, suivi des RSVP et maintien des listes à jour, création de face charts, run of events et attendee recaps. 
• Aide à la coordination logistique lors d'événements spécifiques à l'activité de la galerie (in/off-site) — impression de menus, impression de restaurant cards, lien avec certains vendors, (calligraphe, fleuriste, taxis par exemple).
• Horaires amplifiés ponctuellement, lors de dîners de vernissage. 

Books

• Assister le Associate Director of Photography dans la gestion des tâches relatives à David Zwirner Books à Paris — Sélection et mise en place des livres disponibles à la consultation dans reception area, inventaire des livres disponibles, gestion des stock, commandes,  archives etc).
• Gestion des advanced copies qui peuvent être envoyées depuis New-York, et organisation de l’envoi aux clients et/ou journalistes.