Office Manager - & Team Lead Office Management

Über EFESO Management Consultants

Real Results, Together
EFESO Management Consultants ist mit rund 1.000 Mitarbeitenden an 35 Standorten weltweit die führende internationale Operations-Beratung und Transformationspartner für die produzierende Industrie. Gemeinsam mit unseren Kunden setzen wir Standards für Performance, Resilienz und Produktivität und ermöglichen eine signifikante Wertsteigerung in der gesamten Wertschöpfungskette. Um diese Ziele zu erreichen, denken wir Produkte End-to-End von der Idee bis zur Industrialisierung, erstellen und realisieren ganzheitliche Smart Factory Konzepte, adaptive Supply Chains sowie neue Betriebs- und Organisationsmodelle. Bei der Gestaltung und Etablierung operativer Prozesse stehen für uns Effizienz, Kostenoptimierung und Kundenorientierung im Vordergrund. In all diesen Bereichen erschließen wir die Potenziale der industriellen Digitalisierung. Die Arbeit von EFESO wird regelmäßig für ihre Ergebnisqualität, Effizienz und den Innovationsgrad ausgezeichnet und erreicht Spitzenplatzierungen in bedeutenden Branchen-Rankings. Seit 2013 prämiert EFESO die besten Praxislösungen der industriellen Digitalisierung mit dem INDUSTRIE 4.0 AWARD, der zu den renommiertesten internationalen Industriepreisen zählt.

Deine Aufgaben

In dieser verantwortungsvollen Doppelrolle übernimmst du sowohl das operative Office Management für unseren Standort München als auch die fachliche Koordination des standortübergreifenden Office-Management-Teams. 

Als Office Manager:in bist du an fünf Tagen pro Woche die erste Anlaufstelle in unserem Münchner Büro und repräsentierst EFESO als professionelles, serviceorientiertes und gastfreundliches Unternehmen. Du sorgst für reibungslose Abläufe und dafür, dass sich Mitarbeitende, Kund:innen und Gäste willkommen und wohlfühlen.
Direkt am Empfang begrüßt du mit deiner offenen und herzlichen Art Mitarbeitende und externe Gäste und schaffst von Anfang an eine angenehme Atmosphäre.

Als Team Lead Office Management übernimmst du zusätzlich die fachliche Leitung der Office Manager an unseren EFESO-Standorten in Deutschland und Österreich. Du bist zentrale Ansprechperson, etablierst einheitliche Standards und Prozesse und entwickelst den Bereich Office Management kontinuierlich weiter.

Im Münchner Büro 

• Empfang & Kommunikation: Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kund:innen und Gäste, persönlich, telefonisch und digital. Dabei sorgst du für einen professionellen Empfang sowie einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb der Organisation. 
• Office-Management: Du koordinierst externe Dienstleister (z. B. Reinigung), verwaltest Bestellungen, bearbeitest den Postein- und -ausgang und stellst sicher, dass Besprechungsräume und Gemeinschaftsflächen jederzeit einladend und repräsentativ sind. 
• Organisation & Struktur: Du sorgst für effiziente und strukturierte Abläufe im Office Management und arbeitest professionell mit den Bereichen HR, Finance und IT zusammen. Dazu gehören beispielsweise die Besucherregistrierung, die Verwaltung von Zutrittskarten, die Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie die Pflege und Weiterentwicklung von Dokumentations- und Ablagestrukturen. 
• Eventorganisation & Betreuung: Du unterstützt bei der Planung, Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen und Meetings. Dabei koordinierst du unter anderem Räumlichkeiten, Verpflegung, Gästebetreuung und organisatorische Abläufe vor Ort. 
• Wohlfühlfaktor & Unternehmenskultur: Mit Kreativität und Liebe zum Detail gestaltest du eine Arbeitsumgebung, in der sich Menschen gerne aufhalten und erfolgreich zusammenarbeiten. Du entwickelst Ideen zur Weiterentwicklung unserer Büroflächen und trägst aktiv dazu bei, unsere Unternehmenskultur sichtbar und erlebbar zu machen. 

Als Team Lead 

• Fachliche Leitung: Du übernimmst die fachliche Führung eines Teams von bis zu fünf Office Manager:innen an unseren Standorten in Deutschland und Österreich. Dabei unterstützt du durch fachliches Sparring, den Austausch von Best Practices, regelmäßiges Feedback sowie die Moderation und Klärung herausfordernder Situationen. Disziplinarische Führungsverantwortung gehört nicht zu deinem Aufgabenbereich. 
• Prozesse & Standards: Du entwickelst standortübergreifende Standards, Prozesse und Arbeitsweisen im Office Management weiter und sorgst für eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb des Teams sowie mit relevanten Schnittstellen wie HR, Finance und IT. Optimierungspotenziale erkennst du frühzeitig und setzt Verbesserungen pragmatisch um. 
• Team- & Kulturentwicklung: Du förderst eine positive, wertschätzende und leistungsorientierte Teamkultur. Dabei stärkst du Eigenverantwortung, Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb des Teams und lebst unsere Unternehmenswerte im Arbeitsalltag aktiv vor.

Das zeichnet Dich aus

Du bist eine herzliche, serviceorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent, hohem Qualitätsanspruch und einem starken Gespür für Menschen. Du arbeitest strukturiert, denkst mit und hast Freude daran, sowohl operative Themen erfolgreich umzusetzen als auch andere fachlich zu unterstützen und weiterzuentwickeln. 
 

• Führung & Teamentwicklung: Du bringst idealerweise Erfahrung in der fachlichen Führung, Koordination oder Weiterentwicklung von Teams mit und hast Freude daran, Kolleg:innen zu unterstützen, Orientierung zu geben und gemeinsam Standards weiterzuentwickeln.
• Kommunikation & Empathie: Du kommunizierst klar, professionell und wertschätzend und gehst offen mit Feedback um. Lösungsorientierung & Eigeninitiative sowie Herausforderungen begegnest du mit einer positiven Haltung und entwickelst pragmatische sowie kreative Lösungen. 
• Eigenverantwortung & Verlässlichkeit: Du handelst vorausschauend und zuverlässig, übernimmst Verantwortung, triffst durchdachte Entscheidungen und setzt Aufgaben strukturiert um. 
• Serviceorientierung: Du hast einen ausgeprägten Servicegedanken und verstehst es, die Bedürfnisse von Mitarbeitenden, Kund:innen und Gästen schnell zu erfassen und professionell darauf einzugehen.
• Teamgeist & Zusammenarbeit: Du arbeitest gerne mit anderen Menschen zusammen, schaffst Verbindungen und trägst zu einem positiven Miteinander bei. 
• Flexibilität & Gelassenheit: Auch in dynamischen und hektischen Situationen bewahrst du Ruhe, bleibst freundlich und gelassen und findest pragmatische Lösungen. 
• Digitale Skills: Sicherer Umgang mit Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ist für dich selbstverständlich. Neue digitale Tools eignest du dir schnell und mit Freude an. 
• Sprachkenntnisse: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse, sowohl schriftlich als auch mündlich.

Darauf kannst Du Dich bei uns freuen

• Unbefristete Anstellung: Du erhältst bei uns einen unbefristeten Arbeitsvertrag und damit langfristige Perspektiven.
• Teamzusammenhalt: Freu dich auf eine offene, kollegiale Teamkultur auf Augenhöhe. Gemeinsame Mittagessen, Firmenevents und Teamentwicklungsveranstaltungen sorgen für regelmäßigen Austausch und ein starkes Miteinander.
• Weiterentwicklung: Dich erwarten abwechslungsreiche Aufgaben, eine steile Lernkurve und viel Freiraum, eigene Ideen einzubringen, umzusetzen und Verantwortung zu übernehmen.
• Sport & Wellbeing:Sport & Wellbeing: Freu dich auf attraktive Mitarbeiterangebote wie JobRad, EGYM Wellpass, die SpenditCard und Corporate Benefits. Zusätzlich bieten wir dir 30 Tage Urlaub für eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit.
• Mobilität: Alle im Rahmen deiner Tätigkeit gelegentlich anfallenden Reisetätigkeiten werden von uns vollständig übernommen.
• Ausstattung: Wir stellen dir einen Laptop und ein Diensthandy zur Verfügung.
• Arbeitsplatz: Dich erwartet ein attraktives Büro mit guter Verkehrsanbindung.

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