Erlangen, Germany

Executive Assistant to CEO - Vorstandsassistenz

HumanOptics Holding AG · Erlangen · Germany

Full timeOffice Manager / Assistant

Posted: 13.10.2026 · Last checked: 14.10.2026

Job description

Quoted in full from HumanOptics Holding AG's job posting. Gavroche does not edit it.

Koordination und Begleitung abteilungsübergreifender Projekte und strategischer Initiativen
Unterstützung des CEO bei operativen, organisatorischen und strategischen Themen
Erstellung und Pflege von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Diskussionsunterlagen und weiteren Dokumenten für wichtige Meetings
Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von internen und externen Meetings
Erstellung von Gesprächsnotizen und Protokollen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Aufgaben
Übernahme von Aufgaben im Auftrag des Vorstands, beispielsweise Betreuung und Koordination von Geschäftspartnern
Vorbereitung und Erstellung von Verträgen und Vereinbarungen bis zur Unterschriftsreife
Unterstützung bei der Geschäftskorrespondenz sowie bei Angeboten und weiteren geschäftlichen Unterlagen
Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Terminen
Unterstützung der Marketingabteilung bei Produktmarketing und Mailing-Aktionen
Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Optimierung interner Prozesse und Abläufe
Allgemeine organisatorische und administrative Unterstützung des Vorstands

Erfolgreich abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium, idealerweise im betriebswirtschaftlichen oder ingenieurwissenschaftlichen Bereich, oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mindestens 5 Jahre, in einer vergleichbaren Position, beispielsweise in der Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz, im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion
Sehr gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und eine schnelle Auffassungsgabe
Erfahrung im Projektmanagement und in der Koordination bereichsübergreifender Themen
Idealerweise Erfahrung bei der Einführung und Weiterentwicklung interner Prozesse
Kommunikationsstarke und verbindliche Persönlichkeit mit professionellem Auftreten
Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Vertraulichkeit
Strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ausgeprägte Serviceorientierung, Freundlichkeit und professionelle Umgangsformen

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7 open.