Assistenz der Bereichsleitung - Projektassistenz

Deine Aufgaben

• Terminmanagement: Organisation und Koordination interner und externer Termine, Besprechungen und regelmäßiger Abstimmungen.
• Reisemanagement: Planung und Organisation von Geschäftsreisen sowie Bearbeitung der damit verbundenen administrativen Aufgaben.
• Bestell- und Einkaufsmanagement: Erstellung und Bearbeitung von Bestellungen sowie Prüfung eingehender Einkaufsfreigaben unter Berücksichtigung vorgegebener Budgets.
• Controlling und Personaladministration: Pflege und Auswertung von Personalkennzahlen sowie Dokumentation personeller Veränderungen.
• Zeiterfassung: Pflege und Überwachung von Arbeitszeitdaten und Zeiterfassungssystemen.
• Präsentationen und Auswertungen: Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Excel-Übersichten und Analysen für Management-Meetings und Entscheidungsrunden.
• Prozessmanagement: Unterstützung bei der Entwicklung, Einführung und Optimierung von Methoden, Prozessen und Systemen.
• Meeting- und Workshoporganisation: Koordination von Gremien, Regelterminen und Workshops sowie Unterstützung bei deren Vorbereitung und Moderation.
• Projektunterstützung: Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten und Unterstützung der Projektkoordination.
• Schnittstellenmanagement: Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Unterstützung bei der Zusammenarbeit über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg.

Dein Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz, beispielsweise als Bereichsassistenz, Teamassistenz, Management Assistant oder Projektassistenz.
• Gute betriebswirtschaftliche Kenntnisse und ein Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge.
• Erfahrung im Prozessmanagement, in der Prozessoptimierung oder in der Methodenentwicklung.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und PowerPoint.
• Idealerweise Erfahrung mit SAP und SRM-Systemen.
• Kenntnisse im Controlling, in der Personaladministration oder im Qualitätsmanagement sind von Vorteil.
• Gute Präsentations- und Moderationsfähigkeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie ein professionelles Auftreten.
• Eine strukturierte, zielorientierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Termine parallel zu koordinieren.